Pro zprostředkování mezinárodního osvojení není rozhodující státní občanství žadatele či trvalý pobyt žadatele. Určující je tzv. obvyklý pobyt žadatele, což je místo, které vykazuje určitou míru integrace žadatele v rámci rodinného a sociálního prostředí. Je to místo, kde žadatelé pracují, mají rodinu, přátele apod. 

Naopak cizinec, kterému vyplývá nárok na sociální výhody z přímo použitelného předpisu Evropské unie nebo který má na území České republiky povolen trvalý pobyt anebo který podle zvláštního právního předpisu upravujícího pobyt cizinců na území České republiky přechodně pobývá na území České republiky nepřetržitě po dobu nejméně 365 dnů, může požádat o vnitrostátní osvojení v České republice stejně jako český občan s obvyklým pobytem v České republice. Může tedy požádat u obecního úřadu obce s rozšířenou působností v místě svého bydliště o osvojení dítěte žijícího v České republice.

Osvojení dítěte z ciziny úřad zprostředkovává na žádost. Tu je nutné podat u obecního úřadu obce s rozšířenou působností příslušného podle bydliště žadatele. 

Žádost musí splňovat zákonné požadavky (dle § 21 zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí). Žadatel ve své žádosti musí vyjádřit svůj záměr, že žádá výlučně o osvojení z ciziny nebo že souhlasí s tím, aby uplynutím 3 let ode dne nabytí právní moci rozhodnutí o zařazení žadatele do evidence žadatelů v České republice, zpřístupnil příslušný krajský úřad údaje z evidence úřadu. Je možné požádat současně o osvojení vnitrostátní a mezinárodní. 

Dříve než podáte žádost u obecního úřadu obce s rozšířenou působností, doporučujeme e-mailovou nebo telefonickou konzultaci, popřípadě domluvenou osobní konzultaci za účelem zjištění informací o mezinárodním osvojení, mj. o nastavené spolupráci a podmínkách osvojení ze zemí, s kterými úřad spolupracuje. 

Na základě žádosti, která je úřadu postoupena krajským úřadem, úřad zahájí řízení, jehož výsledkem je rozhodnutí o zařazení, případně nezařazení žadatele do evidence budoucích osvojitelů vhodných osvojit si dítě z ciziny. 

V průběhu správního řízení úřad provede odborné posouzení žadatele s ohledem na specifika osvojení dítěte z ciziny. V případě zařazení žadatele do evidence budoucích osvojitelů vhodných osvojit dítě z ciziny, vypracuje úřad v součinnosti s žadatelem žádost, která je následně odeslána státu, ze kterého má žadatel zájem dítě osvojit. 

Žádost je třeba doplnit dle specifických požadavků daného státu a dokumenty žádosti nechat úředně ověřit a přeložit do úředního jazyka země. Náklady na ověření a překlad listin žádosti nese žadatel. 

Žádost je pak úřadem odeslána ústřednímu orgánu či pověřené organizaci státu původu dítěte, který rozhodne o přijetí či zamítnutí žádosti. Veškerá komunikace probíhá mezi úřadem a ústředním orgánem či pověřenou organizací cizí země. Úřad je zodpovědný, aby proces byl v souladu s českým právem. Jakmile je zaslaná žádost schválena, žadatelé čekají na napárování s dítětem, pro které budou vhodní osvojitelé. Na napárování s dítětem není právní nárok.

Každý stát má na žadatele o osvojení specifické požadavky. Často to jsou i nároky na délku trvání manželství nebo požadavek víry. 

Státy mimo jiné většinou požadují například:

• zprávu o sociálních poměrech žadatelů
• zdravotní a psychologickou zprávu o žadatelích
• potvrzení o zaměstnání a příjmech žadatelů
• rodné listy žadatelů
• oddací list žadatelů
• výpis z rejstříku trestů žadatelů
• kopie cestovních dokladů žadatelů

Ve většině případů státy požadují informace o představách žadatelů o dítěti, které si přejí osvojit. Žadatelé specifikují své představy o dítěti ohledně věku, zdravotního stavu, případně jiných informací podstatných pro žadatele. 

Úřad poskytuje informace o dětech v konkrétních zemích tak, aby představy žadatelů byly slučitelné se situací ve vybrané zemi. Dokumenty si žadatel obstará sám na svůj náklad, případně ve spolupráci s úřadem. 

Pro informace týkající se aktuální spolupráce a podmínek daných zemí doporučujeme e-mailovou či telefonickou konzultaci, popřípadě domluvenou osobní konzultaci.

Žadatelé musí počítat s poměrně značnou časovou a finanční náročností procesu. 

Stát nenese náklady s realizací osvojení, nebereme-li v úvahu bezplatnost služeb poskytovaných úřadem, který nemá stanovený žádný poplatek za poskytnutí služeb. 

Většina ústředních orgánů či pověřených organizací v zemích původu dítěte má své služby zpoplatněné. Výše poplatků je v zemích různá, nesmí však být nepřiměřená. 

Žadatel nese, kromě nákladů spojených s kompletací, ověřením dokumentů (získání apostil či superlegalizace) a překladem žádosti, také náklady na cestu do země původu dítěte a náklady na pobyt v této zemi. Dítě je většinou po určité době ve faktické péči žadatele, který za něj nese veškeré náklady. 

Státy původu požadují, aby žadatel osobně přijel do země původu za účelem seznámení se s dítětem. Pobyt v zemi původu trvá několik dnů, týdnů či dokonce měsíců, než se mezi žadatelem a dítětem vytvoří citové pouto a příslušný úřad či soud rozhodne o osvojení dítěte. 

U soudu v zemi původu dítěte je často vyžadováno, aby byl žadatel zastoupen advokátem, dále je nutno připočíst úhradu služeb tlumočníka. Odhadované celkové náklady se mohou pohybovat ve statisícových částkách, dle země původu. 

Úřad zdaleka neoslovil veškeré členské státy Úmluvy 1993. Dosavadní výběr států byl proveden na základě priorit zájemců o osvojení z ciziny, kteří úřad kontaktovali. 

V případě, že zájemci o osvojení budou mít zájem o osvojení z jiného členského státu Úmluvy 1993, úřad se nebrání tento stát kontaktovat, avšak bez garance výsledku. Jelikož je Česká republika stát s velmi malým počtem potenciálních zájemců o osvojení dítěte z ciziny, není pro státy původu motivace s Českou republikou spolupracovat či komunikovat. 

Ročně úřad obdrží jednu až dvě žádosti o osvojení dítěte z ciziny. Množství osvojených dětí je pak ještě menší.