Od poloviny roku 2009 prochází Úřad pro mezinárodněprávní ochranu dětí (dále jen "Úřad") změnami v činnosti prostřednictvím realizace souboru opatření, jejichž cílem je postupná transformace Úřadu do podoby moderní, otevřené a efektivní instituce veřejné správy, pracující v mezích zákonných pravidel, současně však neformálními metodami vedoucími k poskytování kvalitní veřejné služby. Od roku 2011 byl jednou z takových aktivit projekt s názvem Efektivní řízení lidských zdrojů na Úřadu pro mezinárodněprávní ochranu dětí, financovaný z prostředků Evropského sociálního fondu, reg. č. CZ.1.04/4.1.00/58.00030. Cílem projektu bylo multidisciplinární vzdělávání zaměstnanců a současně implementace systémů a procesů řízení lidských zdrojů na Úřadu. Po dobu realizace projektu (1. 1. 2011 – 31. 12. 2012) prošli zaměstnanci několika klíčovými aktivitami, jejichž obsah byl specifikován na základě provedené vstupní analýzy, se zaměřením na 4 hlavní oblasti:
- vytvoření systému multidisciplinárního vzdělávání
- realizaci pilotních kurzů rozvoje kompetenčních modelů
- vzdělávání vedoucích zaměstnanců Úřadu v oblasti řízení lidských zdrojů
- implementaci systémů a procesů řízení lidských zdrojů
Pro zajištění všech aktivit spojených se vzděláváním zaměstnanců byl vybrán dodavatel, společnost Outward Bound, Česká Cesta s. r. o., který po vstupní analýze zajistil kompletní vzdělávání ve všech oblastech. Zaměstnanci Úřadu (cílová skupina projektu) byli rozděleni do několika skupin – právníci, administrativa a vedení. Tyto specificky sestavené skupiny se pak cíleně zaměřily na problémové okruhy, se kterými se denně v praxi potýkaly, a které bylo potřeba do budoucna, pro zefektivnění jejich práce, vylepšit. Skupina administrativy tak prošla školeními zaměřenými např. na time management nebo komunikační kompetence. Skupina právníků se zaměřila na telefonickou krizovou intervenci, stress management, mediaci, rozvod očima dítěte a jiná odborná témata. Vedení bylo proškoleno v oblastech jako například: vedení porad, vedení hodnotících pohovorů nebo stanovování priorit Úřadu.
Již v průběhu realizace projektu došlo k přetransformování organizační struktury Úřadu s cílem zefektivnit práci jednotlivých oddělení a přenést zodpovědnost na podřízené zaměstnance. S tím je pak v rámci udržitelnosti spojena podpora vedoucích zaměstnanců formou individuálních koučingů, případně supervizí.
Mezi zásadní systémové změny, které byly nastartovány tímto projektem, patří také zavedení systému pravidelných porad. Pravidelné porady (úřadové, projektové, odborné nebo porady vedení) přinášejí vyšší míru informovanosti a podporují otevřenost a transparentnost uvnitř Úřadu.
Jedním z důležitých okruhů, které byly při vstupní analýze vyhodnoceny jako prioritní, bylo zlepšení komunikačních toků a teambuilding. V oblasti komunikace uvnitř Úřadu, jak vyplývá i z hodnocení samotných zaměstnanců, byl zaznamenán největší pokrok. Pro následující období bylo v rámci závěrečné zprávy mimo jiné doporučeno pravidelné (min. jednou ročně) teambuildingové setkání zaměstnanců mimo prostory Úřadu.
Díky realizaci projektu jsou zaměstnanci Úřadu schopni reagovat na změny vyplývající z nové legislativy týkající se činnosti Úřadu. Přínosem je také zvýšení transparentnosti činnosti Úřadu a v důsledku efektivnějšího řízení lidských zdrojů také zlepšení spolupráce Úřadu s dalšími aktéry sociálně-právní ochrany dětí, justicí, neziskovým sektorem a jinými. Díky několika specificky zaměřeným školením jsou zaměstnanci Úřadu schopni efektivně vyřešit složité případy již v průběhu telefonického rozhovoru, klienti si pochvalují zlepšení komunikace s jednotlivými právníky a ti zase pozorují zkvalitnění práce třeba díky technikám telefonické krizové intervence.
Posláním projektu bylo zefektivnění činnosti Úřadu a vytvoření systému rozvoje znalostí a dovedností zaměstnanců Úřadu. Ze závěrečného hodnocení projektu plyne, že se tento cíl povedlo dosáhnout. Formou praktických cvičení si zaměstnanci ilustrovali specifické aspekty práce s klientem v krizi, přičemž důraz byl kladen zejména na rozvoj dovedností týkajících se budování a posilování vztahu s klientem. Dnes můžeme říct, že díky různým školením se zaměřením na práci s klientem je vidět jednoznačné rozdíly v přístupu ke klientovi, v práci a komunikaci s ním a zejména v efektivním (časově mnohdy náročném) řešení komplikovaných a zejména emočně vypjatých situací. Zaměstnanci Úřadu jsou schopni naslouchat klientům, ale zároveň zůstat v profesionální rovině a klientům plnohodnotně pomoci. Průběžný rozvoj managementu a zvyšování odbornosti a dovedností zaměstnanců Úřadu je ale nepřetržitý a dlouhodobý proces. Management proto považuje rozvoj schopností, odborných znalostí a osobního potenciálu zaměstnanců za dlouhodobou strategii.
